Come funziona un'assistente virtuale telefonica (spiegato semplice)

Un'assistente virtuale telefonica è un sistema che risponde al numero della tua attività quando tu non puoi: fuori orario, quando sei occupato, o sempre: decidi tu. Parla con il cliente in italiano naturale, risponde alle domande sulla tua attività e, se serve, prende un appuntamento. In questa guida spieghiamo come funziona, senza tecnichese.

Cosa succede quando un cliente chiama

Il cliente compone il tuo solito numero. Se tu non rispondi (o se è fuori orario), la chiamata passa all'assistente. L'assistente si presenta con il suo nome e dice chiaramente di essere un'assistente virtuale: è corretto verso il cliente ed è anche un obbligo di trasparenza. Da lì la conversazione è naturale: il cliente parla come parlerebbe con una persona.

Come fa a conoscere la tua attività

Prima dell'attivazione, l'assistente viene istruita con le informazioni della TUA attività: orari, servizi, prezzi, domande frequenti, come rispondere ai casi tipici. È come il primo giorno di una nuova receptionist, con la differenza che non dimentica niente e non cambia mai tono.

Cosa sa fare (e cosa no)

• Sa fare: rispondere sempre, informare su orari/servizi/prezzi, prendere prenotazioni e appuntamenti direttamente in agenda, raccogliere nome e numero, mandarti un riepilogo di ogni chiamata.
• Non sa fare: rispondere a domande su cose che non le sono state insegnate (in quel caso prende i contatti e ti passa la richiesta), sostituire una consulenza professionale, gestire emergenze complesse: quelle le smista a te.

Quanto costa, rispetto a una receptionist

Una receptionist part-time costa dai €500 al mese in su; full-time €800–1.000 più contributi, e copre 8 ore su 24. Un'assistente virtuale copre 24 ore su 24, festivi compresi, a una frazione di quel costo. Per la maggior parte delle piccole attività bastano poche chiamate recuperate al mese per ripagarla.

Da dove iniziare

Il primo passo è capire quanto ti costano oggi le chiamate perse: quante ne arrivano fuori orario, quanto vale in media un cliente. Se vuoi, lo calcoliamo insieme in una consulenza gratuita di 15 minuti, senza impegno.